Wenn die Gelegenheiten des persönlichen Gespräches im Büro eingeschränkt sind, ist es wichtiger denn je aktiv mit dem Team zu kommunizieren & Möglichkeiten der Interaktion anzubieten.

Hier ein paar Tipps:

1) Vorbereitung & Vorlauf

Die zeitgerechte & professionelle Vorbereitung auf interne Meetings (auch bekannt als Townhall Meetings) ist von großer Bedeutung. Dazu gehört es, die Meetings lange genug vorher zu planen, den Mitarbeitern einige Tage im voraus Themen und wichtige Informationen zu schicken und mehrere Personen in die Vorbereitung mit einzubeziehen. 

2) (Überschaubare) Agenda

Viele Meetings haben eine überambitionierte Agenda, das Resultat ist zu wenig Zeit für die einzelnen Themen und manchmal ergibt sich die Notwendigkeit Topics während dem Meeting auf das nächste Event zu verschieben. Die Empfehlung besteht daher darin, den Schwerpunkt der Treffen einzugrenzen und so kurz wie möglich zu fassen (maximal 2-3 Hauptthemen) und sich so weit wie möglich an den Ablauf und Zeiten zu halten. Dadurch finden auch alle angekündigten Themen Platz und ein Überziehen wird vermieden.

3) Interaktion durch Fragen & Input

Für viele Mitarbeiter ist es eine große Hürde aktiv Fragen zu stellen. Fragen sind eine der besten Möglichkeiten, ehrliches Feedback und Beteiligung zu erhalten. Doch viele Mitarbeiter scheuen sich davor. Laden Sie das Team ein, anonyme Fragen im Vorfeld einzureichen, Themenwünsche zu adressieren und geben Sie der Q&A Runde mehr Zeit (nicht nur die letzten 5 Minuten). Nutzen Sie zudem interaktive Tools wie zum Beispiel www.mentimeter.com, eine App die Online Interaktionen vereinfacht und unterstützt.

4) Dramaturgie & Inhalt

Beginnen Sie, wie bei wichtigen Kundenpräsentation, mit dem WHY und schaffen Sie möglichst viel Transparenz. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern klare, ehrliche Antworten über den aktuellen Status, den Herausforderungen und den anstehenden Projekten geben. Somit vermeiden Sie nicht nur Unsicherheiten, sondern erzielen auch höchstmögliche Akzeptanz.

5) Visualisierung

Individuelle Vorbereitung des Designs der Folien oder anderer Kommunikationselemente (Flipchart, Bilder, Videos…) unterstreichen die Wichtigkeit der Präsentation und Ihre Wertschätzung gegenüber Ihrem Team & Ihren Mitarbeitern. Jede Präsentation sollte eine einzigartige, individualisierte Darstellung der vermittelten Inhalte sein und eine persönliche, authentische Note beinhalten.

6) Durchführung

Um möglichst viele Mitarbeiter zu erreichen – weil nicht alle an der gleichen Location arbeiten oder die physische Zusammenkunft wie jetzt durch COVID eingeschränkt ist – empfiehlt es sich, solche Meetings immer als virtuelles und vor Ort Event (hybrid) aufzusetzen und anzubieten. So können möglichst viele Teammitglieder erreicht werden und jene die keine Zeit haben, können sich über eine Aufzeichnung zeit- und ortsunabhängig informieren.

Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem nächsten Mitarbeiter Event – online oder vor Ort!

Dazu gehören Konzeption & Ablauf, Visuals & Folien, Coaching & Probe, die richtige Inszenierung und auch die professionelle Aufbereitung des FollowUp.

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